「学び」と「出会い（人脈）」で、もっと輝ける今日を生み出そう！　─福岡の学習会（勉強会）、セミナー、講演会、読書会etc 情報をお届けします─

小田です。
　
突然ですが、自分は総務という仕事柄、ルーチンワークが多いんですよ。。
　
毎月初はパート給与処理というルーチン業務で2日くらい潰れます。。
　
　
先日の美崎さんのノート術をどのようにとりいれたらいいのかを
ずっと考えてたのですが。ルーチンワークにおいては、
　
　
【作業の無駄を省き、いかに効率化するか】
　
つまりルーチンをより早く、正確に終らせる。
そうすることで、「自分の本当に使いたい時間を確保する」
ということにあると小田は思います。
　
　
ではどこが一番無駄なところなのかというと、
それは"毎回一番時間がかかっている所"に多く潜んでいると思います。
　
　
そこで、ルーチンワークを効率化するためのステップを考えてみました。
　
まずは前提として、きちんとルーチンワークを手順ごとに分解し、
整理しておいてください。
（ちゃんと整理できてますかね。^^;このときに業務フロー図とかの図解が役立ちます。）
　
[STEP]
　１．どの手順がいちばん長く時間がかかっているかを把握する。
　
　２．長く時間がかかっている手順について以下を考える。
　
　　　・システム化できないか
　　　　（これまでマンパワーでやっていたのをエクセルやメールを使ったり）
　
　　　・人に委譲できるところはないか
　　　　（手順そのものが委譲できる場合と、さらに手順を細かくしていって
　　　　　委譲できる部分、出来ない部分を明確にして渡す場合がある）
　
　３．一番とっかかりやすく、効果がありそうなものを選んで実行。
　
　　　　
ということはノートにステップ１と２を書けばいいんだな。あとその効果も。
ここで美崎流ノート術が活かせそうです。^^
　
　
小田においては、パートの勤務形態がここ1年でだいぶ変わってきた経緯があり、
パート出退勤データを給与システムに受け入れる際につかう、アプリ（自社開発）が
それらとうまく連携がとれず、手作業での修正が発生してきてます。
　
とりあえず、自社のSEの方に連携アプリのプログラム改修をお願いしようと思います。

うまくいけば、来月からは30分短縮でます。^^
　
ということはいつもより30分早く会社を出て、カフェでコーヒーを飲みながらゆっくり
読書ができますね。
　
　
仕事されている人は何かしらルーチンワークを持っていると思いますので、
この際点検しておきましょう。(^^)／
　
　
＜小田オススメの図解本＞
・図で考えるとすべてまとまる
図を描くのが苦手という方に是非読んでもらいたい一冊
　
・図解主義!
さらに突っ込んで図解を会得したいという方に。これはお世話になりました。
特に業務フロー作成のときに。
　
あとは図解界の大御所、久恒啓一先生の本もいいですね。