運営スタッフによるクリエイティブ日誌

ルーチンワークを効率化し、自分の時間を増やそう! このエントリーを含むはてなブックマーク 

小田です。
 
突然ですが、自分は総務という仕事柄、ルーチンワークが多いんですよ。。
 
毎月初はパート給与処理というルーチン業務で2日くらい潰れます。。
 
 
先日の美崎さんのノート術をどのようにとりいれたらいいのかを
ずっと考えてたのですが。ルーチンワークにおいては、
 
 
【作業の無駄を省き、いかに効率化するか】
 
つまりルーチンをより早く、正確に終らせる。
そうすることで、「自分の本当に使いたい時間を確保する」
ということにあると小田は思います。
 
 
ではどこが一番無駄なところなのかというと、
それは"毎回一番時間がかかっている所"に多く潜んでいると思います。
 
 
そこで、ルーチンワークを効率化するためのステップを考えてみました。
 
まずは前提として、きちんとルーチンワークを手順ごとに分解し、
整理しておいてください。
(ちゃんと整理できてますかね。^^;このときに業務フロー図とかの図解が役立ちます。)
 
[STEP]
 1.どの手順がいちばん長く時間がかかっているかを把握する。
 
 2.長く時間がかかっている手順について以下を考える。
 
   ・システム化できないか
    (これまでマンパワーでやっていたのをエクセルやメールを使ったり)
 
   ・人に委譲できるところはないか
    (手順そのものが委譲できる場合と、さらに手順を細かくしていって
     委譲できる部分、出来ない部分を明確にして渡す場合がある)
 
 3.一番とっかかりやすく、効果がありそうなものを選んで実行。
 
    
ということはノートにステップ1と2を書けばいいんだな。あとその効果も。
ここで美崎流ノート術が活かせそうです。^^
 
 
小田においては、パートの勤務形態がここ1年でだいぶ変わってきた経緯があり、
パート出退勤データを給与システムに受け入れる際につかう、アプリ(自社開発)が
それらとうまく連携がとれず、手作業での修正が発生してきてます。
 
とりあえず、自社のSEの方に連携アプリのプログラム改修をお願いしようと思います。

うまくいけば、来月からは30分短縮でます。^^
 
ということはいつもより30分早く会社を出て、カフェでコーヒーを飲みながらゆっくり
読書ができますね。
 
 
仕事されている人は何かしらルーチンワークを持っていると思いますので、
この際点検しておきましょう。(^^)/
 
 
<小田オススメの図解本>
図で考えるとすべてまとまる
図を描くのが苦手という方に是非読んでもらいたい一冊
 
図解主義!
さらに突っ込んで図解を会得したいという方に。これはお世話になりました。
特に業務フロー作成のときに。
 
あとは図解界の大御所、久恒啓一先生の本もいいですね。
 

投稿者 おだ : 2010年03月03日 14:23 【ページのトップへ】

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