運営スタッフによるクリエイティブ日誌

返信する気分が乗らないメールには? このエントリーを含むはてなブックマーク 

小田です。
 
自分は総務という仕事の関係上、全社員や社内のいろんな人に
一斉にメールする事が多くあります。
 
全社員230人くらいいるのですが、中には文章の言葉尻を
とってイチャモンじゃないですけど、そういった内容のメールを
返してくる人がいるんですよね。(>_<)
 
総務を目の敵にしているというか、なんでも会社のやっている
ことは、間違っていると思っている人がいるようです。
 
そういった人に「今回はこういった趣旨でやってるんですよ」と
いうメールを返すと、それに対してまた突っ込んだ質問をしてきて、
結構やりとりがエンドレスになってきて疲れてきちゃいます。。
 
でもこちらは勝手にやっているのではなく、きちんと社長や
経営会議を通して、決裁をとって進めていることなので、非は
無いはずなんですが、な~んか、返信するのが嫌になって、
そのままペンディングしてしまうことに。。
 
みなさんも、そういった人からのメールって先送りしたり
してません?
 
そんなとき、美崎栄一郎さんの
『「またやっちゃった・・・」あなたのための こんどこそ!やめる技術』

の「お詫びメールを送れずそのままにしちゃう・・・」の項目を読んで、

まあ自分のはお詫びメールではないんですが、結局はメールを返さ
なければ、またそれだけ印象が悪くなり、さらに嫌な内容のメールが
返ってくるというスパイラルにハマるので、直ぐに返信するようにしました。
 
あと、この本には載ってないテクニックですが、そんなメールの返信には
CCにその人の上司や部長を入れることにより、牽制することができます。
「この人、経営会議で決まったことにイチャモンをつけてきてますよ」と。
それと「まさか、経営会議で決まったことをきちんと部下に伝えてないのですか」的に。
これは結構多用してます。(^^)
 
 
それとメールに関するトピックで、
「敬語が冷たい感じになっちゃう・・・」という項目も役に立ちます。
 
そこまで親しく無い人へのメールってかなりビジネスライクな文章に
なって、距離感のある、冷たい感じになるときってありますよね?
 
最初は「様」をつかうけど、どこから「さん」に変えていいんだろうとか、
こっちは親しいと思って「さん」だけで送ったけど、相手からは
「会社名・部署名・様」で来たぞ、というのがあると思います。
小田もいまだに美崎さんにメールを送る時に「様」を使ったり、「さん」を
使ったりしてます。
 
自分の場合、一度会って話しをしたことがある方には印象を和らげる
ために宛名には平仮名で「さま」をつけて本文では「さん」にするように
してます。
 
敬称や表現を変えることで、距離感を表現できるというテクニックです。
 
この本は美崎さんの実体験を元にどうやったら無理せずダメな習慣から
抜け出せるようになるかというテクニックが満載です。
 
実は最近買いましたが(美崎さんすみません)、もっと早く買ってれば・・・
と思いました。
 
だらだら時間を過ごしたり、片付け出来ない人、人間関係に疲れている人に
特にオススメです!1200円と比較的安いお値段です。
 
 
 


 

投稿者 おだ : 2010年10月28日 13:35 【ページのトップへ】

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